ひとり社長が株式会社の本店移転を自分でやってみた

株式会社を経営している。ひとり社長。

本店を移転することになった。手続きめんどう。手順まとめておく。

本店移転と代表取締役の住所変更を同時に行う

旧本店は代表取締役の自宅と同じ住所で、神奈川県川崎市内。新本店は品川区のレンタルオフィス。代表取締役は、同時に千葉県に引っ越す。

定款変更、登記の変更申請でまずは本店を移転し、代表取締役の住所を変更する(履歴事項全部証明書に記載があるため)。

その後、税務署や地方自治体に届け出、という順番で手続き。

本店移転と代表取締役の住所変更を同時にやろうとしたら不可能だった。そのへんのことは後述。

株式会社の本店移転のために用意する書類は?

1.株式会社本店移転登記申請書(旧管轄登記所向け)

法務省の商業・法人登記申請から文書のテンプレをダウンロード(1-22 株式会社本店移転登記申請書(管轄登記所外移転)を使用)して作成した。

本店の移転には2種類あって、管轄登記所内で移転するのか、管轄外に出て行くのか。

今回は後者で、旧管轄登記所向けと新管轄登記所向けの2通が必要。これは旧管轄登記所向け。

2.臨時株主総会議事録

今回の本店移転は定款を変更する必要あり。そのためには取締役会と株主総会が承認しなければならない。提出書類にそれらの議事録がいる。

まず取締役会の承認。ひとり社長で取締役会は非設置であり不要。

株主総会の承認。これも株主はぼく一人なので不要だが、議事録は作成して提出書類に添付しなければならないので作った。

3.株式会社本店移転登記申請書(新管轄登記所向け)

こちらは新管轄登記所向け。

4.履歴事項全部証明書

3.の移転登記申請書と綴り(ステープラーで一カ所とめるだけでいい)、契印を押しておく。

5.印鑑届書

代表取締役の実印を届け出るための文書。上記の総務省のサイトからテンプレをダウンロードできるが、この文書だけPDFかExcelのファイルしかなく(他はWordもある)、印刷して手書きした。

他に、代表取締役の住所を変更する「株式会社変更登記申請書」も持参したが、後述する理由で、同時の申請はできず、移転完了後に東京法務局で手続きすることに。

手続きを一回ですませるための事前準備をしよう

すでに代表取締役は千葉県に引っ越しており、旧管轄登記所である横浜登記所まで片道2時間かかる。手続きは一回ですませたい。そのため、あらかじめ何度もググって上記の文書を作成し、流れをつかんでおいた。

また、万が一、文書を作り直す必要が出たときのために、登記所にはMacBook と印鑑、ステープラーなどは持参した。最悪でも、ネットプリントで印刷すれば、その場で文書を作れる。

登記所での申請の流れ

登記所の担当者はけっこう親切。あれこれ教えてくれる。

まずは相談窓口へ。担当官(っていうのかな?)に文書を確認してもらったら、代表取締役の住所変更と、会社の本店移転を同時にやるのは不可能、とのこと。

たしかに、新管轄登記所向けに提出する履歴事項全部証明書には、旧住所が載っているわけで「たぶんこれダメかも」と思ってたらやはり。

それに伴い、文書に記載の住所をいくつか、手書きで修正した。担当官が手取り足取り教えてくれる。手書きでの修正には、会社の実印がいるので、必ず持参すること。

最後に収入印紙(旧管轄登記所向けに3万円、新管轄登記所向けに3万円、計6万円)を購入して所定の位置に貼り付け、窓口に提出して手続き完了。

このあとの手続きは?

問題なければ、今回提出した文書は、横浜地方法務局から東京法務局に、5月2日に送られるとのこと。そこから東京法務局での手続きスタート。その一週間後の5月9日あたりに東京法務局に出向いて、代表取締役の住所変更手続きを行うことになる。

で、履歴事項全部証明書が更新されたら取得して、税務署や地方自治体への届け出へ。

つづく